大多數(shù)的檔案管理員都會(huì)先將資料存放進(jìn)檔案盒中，然后再擺放到密集架上，但是每個(gè)檔案盒外形都是一樣的，我們在存取資料的時(shí)候容易認(rèn)錯(cuò)這該怎么解決呢？

其實(shí)我們可以在每個(gè)檔案盒上進(jìn)行標(biāo)記字母和數(shù)字，這表示檔案盒的位置。我們可以將字母作為層數(shù)的標(biāo)記，以數(shù)字作為列的位置。這樣就可以準(zhǔn)確的找到資料的位置了。

在整理檔案盒的時(shí)候，檔案管理員一般會(huì)將檔案盒對齊整理，這樣看起來整齊美觀，但卻不是很容易就能做好。我們再存防資料的時(shí)候，可以留一個(gè)檔案盒作為取齊板，雙手平握，與架體檔案垂直，然后用這盒檔案輕輕將資料盒進(jìn)行平移，多推幾遍就可以讓整列資料盒變得整整齊齊了。

好好利用這些方法，可以為檔案管理人員整節(jié)省不少整理檔案資料的時(shí)間，提高辦公效率。我們生活中也可以使用這些方法，也許可以給我們省不少時(shí)間和力氣。密集架作為檔案室現(xiàn)常用的文件整理柜，產(chǎn)品采用分列分層的結(jié)構(gòu)。這種層次分明的結(jié)構(gòu)為合理分類資料提供了前提，管理員可以將同類資料放在同一列中，再根據(jù)特定的分類將文件整理在密集架的每層當(dāng)中。密集架的這種結(jié)構(gòu)能夠幫助我們整理檔案文件，再配合上這些小方法的話就能大大提高工作效率。